Since the European Court of Justice issued its judgement on mandatory time recording, businesses have been considering their options for the future. Will this require a high level of investment, which will burden medium-sized and small businesses with even more bureaucracy? Could more staff perhaps be needed, so that the time recording meets the legal requirements?

TEXT: BERNHARD SOMMER | PHOTOS © INTERFLEX DATENSYSTEME GMBH

MAIN IMAGE: Hassle-free time recording – anywhere, even on the go: By offering this option to their employees, companies can strengthen their image as an employer.

How can companies whose staff move between various locations comply with the provisions? Employers are asking themselves whether, under this new judgement, advancements such as flexitime, working from home and trust-based working time will in future be forced to give way to rigid working-time models and time clocks.

Interflex Datensysteme GmbH: Digital transformation: ECJ judgement on the recording of working time – a blessing or a curse? Discover Germany magazine

As users of the Interflex time-recording system, staff are able to view their working time accounts at any time. This allows staff to organise their private lives and family commitments without any hassle.

This could have disadvantages, especially for families that require a high degree of flexibility. Companies such as Interflex are offering tailored solutions to make a virtue out of necessity.

According to the judgement issued by the European Court of Justice (ECJ) on 14 May 2019, employers in the EU will, in future, be obligated to systematically record the working time of their employees. The new judgement does not, however, specify how and where this time recording has to take place; legislators must act on this. This means that existing working time models do not, in principle, need to be modified if they allow appropriate time recording. They only have to comply with the applicable working-time legislation and Working Time Directives, and therefore account for appropriate break and rest periods. When examined in more detail, the new arrangement actually has benefits for employers: This is because, with continuous time recording, they have a basis of data relating to the working time of each employee, can better analyse the time required for certain tasks or projects, and can improve the accuracy of future staff and deployment planning. Employers benefit from a clear overview of the status of their working-time account. They can access the overtime worked at any time The booked and remaining holidays are also clearly documented, which benefits employers and employees alike, as it means that they no longer have to contact the HR department if they have any questions about their holidays.

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Benefits of modern systems

Flexible working time models will therefore continue to exist under the new European legislation. Companies and their employees will still be able to organise their working lives as usual based on the company’s requirements and in the interests of employees’ private lives and family commitments. For reasons of completeness, it is mentioned here that some employment contracts already contained an obligation to record working time, even before the new legal situation, for example, for shift work, marginal employment (’mini jobs’), vehicle operators and in the public sector. In these areas, the new legislation can nevertheless provide the impetus to re-examine the time-recording system that is already in use in order to establish whether it actually offers all of the technological advantages that are possible nowadays or whether it should be replaced. As a result, all European companies have to ask themselves: what can a modern time-recording system actually achieve? From employers’ point of view, given that the world of work is becoming even more flexible, a highly flexible time-recording system is needed, which makes it possible to create working-time accounts with different working-time models and to enter working time when on the move. Depending on requirements, modern time-recording systems make mobile entry options available, as well as functions that can be used to assign working time to specific projects, activities or cost centres. Functions such as employee self-management (employee self service), convenient overviews (dashboard and workflows) and various analysis functions (reporting) make time recording a versatile tool that can pay off also at management level. In this way, staff planners can obtain a basis of data for specifically reducing overtime or working time that is subject to a surcharge and for decreasing staffing costs.

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Enjoy new freedom thanks to time recording in a completely carefree package.

Entering working time at various locations

For reliable time recording in all occupational groups and fields of activity, systems from Interflex Datensysteme GmbH make it possible to enter working time from any location when on the move – including business trips, holiday requests and a precise overview of your personal working time account. It is also possible to link an access control system. Mobile functions, such as local time entry using a tablet or smartphone, or obtaining access authorisation via a smartphone, also provide flexibility that is in keeping with the latest developments.

Well-informed decisions

The judgement pronounced by the ECJ has not yet been implemented in legislation in the individual European countries. Since new laws on this are, however, expected to be introduced soon, companies should already be planning their investments sensibly and should only invest in a time- recording system that is viable with regard to the new legislation. Systems that are scalable and can therefore be flexibly adapted to the development of a company generally offer greater freedom, making them a safer investment. Interflex Datensysteme GmbH provides tailored advice to companies designing a time-recording system, so that the chosen solution systematically reaps all possible benefits for employers and employees. Interflex’ solutions can also be flexibly adapted. Companies that do not wish to maintain their time management system themselves can opt for the new Interflex Managed Services solution. With this solution, staff, supervisors and the HR department use the functions of the time-recording system as usual, while Interflex provides full specialist support for the system software and infrastructure.

interflex.de

Digitale Transformation: EuGH-Urteil zur Arbeitszeiterfassung – Fluch oder Segen?

Seit dem Urteil des Europäischen Gerichtshofs zur verbindlich vorgeschriebenen Zeiterfassung prüfen Firmen ihre Optionen für die Zukunft. Werden damit hohe Investitionen nötig, die gerade mittlere und kleine Betriebe mit noch mehr Bürokratie belasten? Ist womöglich mehr Personal erforderlich, um die Zeiterfassung nach den gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen?

Wie können Unternehmen, deren Mitarbeiter mobil an verschiedenen Einsatzorten tätig sind, die Vorgaben erfüllen? Arbeitnehmer stellen sich die Frage, ob unter den neuen Vorzeichen Errungenschaften wie Gleitzeit, Homeoffice und Vertrauensarbeitszeit in Zukunft wieder starren Arbeitszeitmodellen und der Stechuhr weichen müssen. Das könnte insbesondere für Familien, die ein hohes Maß an Flexibilität benötigen, unangenehme Folgen haben. Dabei bieten Unternehmen wie Interflex maßgeschneiderte Lösungen, um aus der Not eine Tugend zu machen.

Laut Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) vom 14. Mai 2019 sind Arbeitgeber in der EU künftig dazu verpflichtet, die Arbeitszeit ihrer Angestellten systematisch zu erfassen. Wie und wo diese Zeiterfassung zu geschehen hat, schreibt das neue Urteil allerdings nicht vor, hier muss der Gesetzesgeber tätig werden. Das bedeutet, dass bestehende Arbeitszeitmodelle grundsätzlich keiner Veränderung bedürfen, sofern sie eine angemessene Zeiterfassung erlauben. Sie müssen lediglich den geltenden Arbeitszeitgesetzen und Arbeitszeitrichtlinien entsprechen und somit entsprechende Pausen- und Ruhezeiten berücksichtigen. Bei genauer Betrachtung hat die neue Regelung für Arbeitgeber durchaus Vorteile: Denn mit einer lückenlosen Zeiterfassung verfügen sie über eine eindeutige Datenbasis zu den Arbeitszeiten jedes Mitarbeiters, können den Aufwand für bestimmte Tätigkeiten oder Projekte besser analysieren und diesen bei der zukünftigen Personal- und Einsatzplanung präziser planen. Arbeitnehmer profitieren von einem klaren Überblick über den Stand ihres Arbeitszeitkontos. Sie können jederzeit die geleisteten Überstunden abrufen. Auch die gebuchten Urlaubszeiten und der verbleibende Resturlaub sind eindeutig dokumentiert: Ein Vorteil für Arbeitgeber und Arbeitnehmer gleichermaßen, denn damit entfallen Nachfragen in der Personalabteilung.

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Vorteile moderner Systeme

Flexible Arbeitszeitmodelle haben also auch unter den neuen Vorzeichen der europäischen Rechtsprechung weiterhin Bestand. Unternehmen und ihre Mitarbeiter können das Arbeitsleben weiterhin wie gewohnt nach den Anforderungen des Unternehmens und nach den privaten und familiären Interessen der Mitarbeiter gestalten. Aus Gründen der Vollständigkeit sei hier erwähnt, dass es bei einigen Arbeitsverhältnissen auch vor der neuen Gesetzeslage schon die Verpflichtung gab, die Arbeitszeiten zu erfassen – beispielsweise bei Schichtarbeit, bei Minijobs, bei Kraftfahrern und im öffentlichen Dienst. In diesen Bereichen kann die neue Gesetzgebung dennoch einen Impuls darstellen, das bereits eingesetzte System zur Zeiterfassung einmal daraufhin zu prüfen, ob es tatsächlich alle heute technologisch möglichen Vorteile bietet oder ersetzt werden sollte. Somit stellt sich für alle europäischen Unternehmen die Frage: Was kann ein modernes Zeiterfassungssystem eigentlich leisten? Auf Seiten der Arbeitgeber ist angesichts der zunehmend flexibler gestalteten Arbeitswelt ein hochflexibles Zeiterfassungssystem gefragt, das es ermöglicht, Zeitkonten mit verschiedenen Arbeitszeitmodellen zu führen und Arbeitszeiten mobil zu buchen. Je nach Bedarf stellen moderne Zeiterfassungssysteme mobile Buchungsoptionen sowie Funktionen zur Verfügung, mit denen sich Arbeitszeiten bestimmten Projekten, Tätigkeitsfeldern oder Kostenstellen zuweisen lassen. Funktionen wie die Mitarbeiterselbstverwaltung (Employee-Self-Service), komfortable Übersichten (Dashboard und Workflows) und verschiedene Auswertungsfunktionen (Reportings) machen die Zeiterfassung zu einem vielseitigen Instrument, das sich auch auf der Managementebene auszahlen kann. Denn auf diese Weise erhalten Personalplaner eine Datenbasis, um Überstunden oder zuschlagspflichtige Arbeitszeiten gezielt zu verringern und Personalkosten zu senken.

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Mit Interflex Managed Services werden Unternehmen entlastet – und haben gleichzeitig alle Daten im Blick.

Buchung an verschiedenen Einsatzorten

Für eine zuverlässige Zeiterfassung bei allen Berufsgruppen und Tätigkeitsbereichen erlauben Systeme der Interflex Datensysteme GmbH die mobile Zeitbuchung von jedem Standort aus – inklusive Dienstreisen, Urlaubsanträgen und einem exakten Überblick über das persönliche Zeitkonto. Auch die Anbindung eines Zutrittskontrollsystems ist möglich. Mobile Funktionen wie dezentrale Zeitbuchungen über Tablet oder Smartphone oder Zugangsberechtigungen über das Smartphone sorgen dabei für zeitgemäße Flexibilität.

Gut informiert entscheiden

Noch steht eine Umsetzung des EuGH-Urteils in der Gesetzgebung der einzelnen europäischen Staaten aus. Da neue Gesetze hierzu jedoch bald erwartet werden, sollten Unternehmen schon heute ihre Investitionen sinnvoll planen und nur in ein Zeiterfassungssystem investieren, das im Hinblick auf die neue Gesetzgebung zukunftsfähig ist. Systeme, die skalierbar sind und sich damit flexibel an die Entwicklung des Unternehmens anpassen lassen, bieten grundsätzlich mehr Gestaltungsspielraum und folglich ein Plus an Investitionssicherheit. Die Interflex Datensysteme GmbH berät Unternehmen bei der Planung ihrer Zeiterfassung individuell, damit die gewählte Lösung systematisch alle Vorteile für Arbeitgeber und Arbeitnehmer ausschöpft. Zudem sind die Lösungen von Interflex sehr flexibel anpassbar. Unternehmen, die ihr Zeiterfassungssystem nicht selbst pflegen möchten, können sich für die neue Lösung Interflex Managed Services entscheiden. Dabei nutzen die Mitarbeiter, die Vorgesetzten und die Personalabteilung die Funktionen des Zeiterfassungssystems wie gewohnt. Die fachliche Betreuung der Systemsoftware sowie der Infrastruktur erfolgt hingegen vollständig durch Interflex.

interflex.de

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Zur Betreuung der Systeme setzt Interflex ausnahmslos authentisiertes Fachpersonal ein.

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