In an increasingly technological world, paper documents often seem like relics from the past. Many enterprises and organisations have realised that digitising their documents not only frees up space but also increases efficiency and productivity.

Imagine the following: The head of a company is at the airport, waiting for boarding, when an important client calls. The contract is finally ready to be signed. But: Nobody was prepared for this speedy development. For internal reasons, the contract needs to be signed within the next two hours by said director (and only by her!). Now someone tries to get to the airport as quickly as possible to have the document signed.

By the time the contract is at the airport, the plane has long gone. Or the director missed her plane and thus another important meeting in London. That’s the situation before digitisation. Sounds like a lot of stress and uncertainty. And yet it probably happens more often than you think.

Thanks to software company d.velop, which has been taking care of efficient data management for more than 30 years, the above scenario is a thing of the past. d.velop’s solutions enable users to easily access centrally stored documents from anywhere. All they need is a smartphone, tablet or PC and wifi. Adjustment and signing of contracts, payslips, verification of invoices etc., are thus possible at any time – the manager in above described scenario would have been spared a lot of trouble.

d.velop Chief Product Officer Nico Bäumer can reassure companies that still shy away from digitisation because of its allegedly substantial time expenditure. “Thanks to AI and elements of machine learning, when it comes to automatic classification, end-to-end digitisation is faster than you think. Even in large companies with a high volume of documents. The system can be set up in the cloud within minutes. Daily mail or similar, is imported by scanner within minutes, already existent information such as emails, offers, contracts etc. are directly archived.”

But why digitisation? “Only what is available centrally can be retrieved, developed or expanded,” emphasises Bäumer. “To realise this setting we digitise all common formats – emails, Word documents, presentations, graphics or special formats such as CAD drawings. We convert these into long-term stable, legally compliant and audit proof formats so that companies can store the data on their own corporate server or in our highly secure cloud,” clarifies the digitisation expert from d.velop.

More efficiency is possible. Thanks to d.velop.

 
Web: www.d-velop.de

Effizienz dank Digitalisierung

In einer zunehmend technologisierten Welt scheinen Papierdokumente oft wie Relikte aus einer anderen Zeit. Viele Unternehmen und Organisationen haben erkannt, dass die Digitalisierung ihrer Dokumente nicht nur Platz schafft, sondern auch die Effizienz und Produktivität steigert.

Folgendes Szenario: Die Unternehmenschefin sitzt am Flughafen und wartet auf das Boarding. Da meldet sich ein wichtiger Kunde. Der Vertrag läge jetzt endlich zur Unterschrift bereit. Nur: Dass es jetzt so schnell gehen würde, darauf war niemand vorbereitet. Der Vertrag muss aus internen Gründen innerhalb der nächsten zwei Stunden von der Unternehmensleiterin (und nur von ihr!) unterschrieben werden. Also versucht jemand, so schnell wie möglich zum Flughafen zu kommen, um die Unterschrift unter das Dokument setzen zu lassen.

Bis der Vertrag am Flughafen ist, hat das Flugzeug schon längst abgehoben. Oder die Chefin verpasst den Flug und damit ein anderes wichtiges Meeting in London. So das Szenario vor Digitalisierung. Klingt nach viel Stress und Unsicherheit. Und doch passiert es vermutlich öfter, als man denkt.

Dank des Softwareunternehmens d.velop, das sich seit über 30 Jahren um effizientes Datenmanagement kümmert, gehört dieses Szenario der Vergangenheit an. Mit den Lösungen von d.velop können Nutzende problemlos von überall auf die zentral gelagerten Dokumente zugreifen. Mehr als das Smartphone, Tablet oder PC und eine Internetverbindung braucht es dafür nicht. Vertragsanpassungen und -unterschriften, Gehaltsabrechnungen, das Überprüfen von Rechnungen etc. sind damit jederzeit möglich – der Managerin im eingangs beschriebenen Szenario wären so eine Menge Ärger und Aufregung erspart geblieben.

Unternehmen, die vor einer Digitalisierung wegen eines vermeintlich hohen Zeitaufwands noch zurückschrecken, beruhigt d.velop Chief Product Officer Nico Bäumer: „Durchgängige Digitalisierung geht dank KI und Elementen des Machine Learning beim automatischen Erkennen schneller, als man denkt. Auch bei großen Unternehmen mit hohem Dokumentenaufkommen. Das System kann in der Cloud innerhalb von nur wenigen Minuten aufgesetzt werden. Tagespost o.ä. wird mittels eines Scanners innerhalb von Sekunden importiert, bereits vorhandene digitale Informationen wie E-Mails, Angebote, Verträge etc. werden direkt archiviert.”

Warum aber Digitalisierung? „Nur, was an einer zentralen Stelle digital vorliegt, kann auch wiedergefunden, weiterentwickelt oder ergänzt werden”, betont Bäumer. „Um dieses Setting zu realisieren, digitalisieren wir grundsätzlich alle gängigen Formate – egal, ob E-Mail, Word-Datei, Präsentation, Grafiken oder spezielle Formate wie beispielsweise CAD-Zeichnungen o.ä. Wir wandeln diese in langzeitstabile, rechtskonforme und revisionssichere Formate um, sodass die Unternehmen die Dateien auf einem eigenen Unternehmensserver ablegen können oder in unserer speziell gesicherten Cloudumgebung speichern”, klärt der Digitalisierungsexperte von d.velop auf.

Mehr Effizienz ist also möglich. Dank d.velop.

Web: www.d-velop.de